Stakeholder Management

ACHTERGROND

Stakeholders zijn individuen of organisaties die geraakt worden door het resultaat van een project of afdeling of die daar een bepaald belang in hebben. Stakeholder Management is erop gericht om hun support en commitment te winnen. Stakeholders worden geïdentificeerd en gegroepeerd in doelgroepen, zodat de juiste communicatieboodschappen en -middelen ingezet kunnen worden.

STAKEHOLDER MANAGEMENT, HOE DOE JE DAT?

Stakeholder management begint met een stakeholder analyse. We onderscheiden verschillende stakeholdernetwerkrollen:
1) Sponsor,
2) Change Champions,
3) Change Agents en
4) Stakeholders

Sponsor
De Sponsor is degene die de macht heeft om de behoefte te legitimeren. Hij/zij zet de strategische richting uit en voorziet in mensen en middelen.

Change Champions
Change Champions zijn de individuen die mensen en middelen beschikbaar stellen om invulling te geven aan de strategische richting. Zij geven doorlopend sturing aan de verandering of strategie.

Change Agents
Change Agents zijn de individuen en teams die de verandering of strategische richting ontwerpen, ontwikkelen, uitvoeren en implementeren, door gebruik te maken van de mensen en middelen die beschikbaar gesteld zijn.

Stakeholders
Stakeholder zijn de individuen die door de verandering geraakt worden of invloed hebben op het resultaat van het project of de afdeling. Hun betrokkenheid is de sleutel tot succes.

Identificeer vervolgens de stakeholders per netwerkrol. Wees zo specifiek mogelijk:
Identificeer zij bij naam waar mogelijk.
Wees specifiek als je over een groep stakeholders spreekt.
Neem relevant details mee over de stakeholders, samenstelling, verantwoordelijkheden, etc

Zet vervolgens de namen af tegen twee assen:

  • De mate van invloed op de verandering of de resultaten van jouw afdeling;
  • De mate waarin ze geraakt worden door de verandering of de resultaten van jouw afdeling.

Door deze oefening ontstaat een duidelijk beeld welke stakeholders het belangrijkste zijn voor het project of jouw afdeling (kwadrant rechtsboven).

Breng vervolgens voor die stakeholders in kaart wat hun niveau van commitment is, door hun gedrag te analyseren met betrekking tot:

  • mening – wat zegt de stakeholder over het project/ jouw afdeling?
  • handelen – is de stakeholder betrokken bij het uitvoeren van activiteiten of aanwezig bij overleggen?

Op basis hiervan kan geconcludeerd worden of de stakeholder:

  • Weerstand heeft (is tegen de verandering of werkt jouw afdeling tegen)
  • Neutraal is (geen weerstand, maar geeft ook geen steun)
  • Accepteert (bereid te veranderen of bij te dragen)
  • Steun geeft (positief over de verandering of het werk van jouw afdeling)
  • Gecommitteerd (actieve supporter en bereid mee te werken)

WHAT’S IN IT FOR ME?

Stakeholder management helpt je om draagvlak te creëren voor je project of de activiteiten van jouw afdeling. Door goed te weten wie een belang hebben in de output van jouw team of project, en te begrijpen wat hun belangen zijn, kun je de aanpak hierop afstemmen. Dit vergroot het draagvlak in de organisatie voor jullie werk en daarmee de kans op succes.

OEFENING

Ga met je stakeholders in gesprek, nadat je ze in kaart hebt gebracht! Zo krijg je een beter begrip van behoeftes en zorgpunten. Vragen die je tijdens een stakeholderinterview zou kunnen overwegen zijn:

  • Hoe zie je een succesvolle transitie voor je?
  • Welk einddoel of oplossing heb jij in gedachte, waarmee jij tevreden zou zij?
  • Hoe zou je willen samenwerken (aan dit project)? Welke relaties zouden tot stand moeten komen?
  • Wat is de impact van dit project of het werk van mijn afdeling voor jou en je team?
  • Hoe groot is deze verandering voor jouw team? Op welke mogelijke manieren?
  • Heb je aanbevelingen of suggesties voor het projectteam of mijn afdeling?
  • Wat zou ons kunnen tegenhouden ons doel te bereiken?
  • Wat zijn jouw zorgpunten of problemen met dit project of mijn afdeling? Hoe kunnen we hier het beste mee omgaan?
  • Wat zijn de grootste risico’s voor dit project of het werk dat mijn afdeling levert. Hoe kunnen we die verkleinen?
  • Waar verwacht je weerstand en kunnen we dat voorkomen?
  • Wat zijn de grootste uitdagingen die we zullen gaan tegen komen in dit project of in de komende periode? Hoe kunnen we hier het beste mee omgaan?
  • Hoe wil je betrokken worden?
  • Wat verwacht je van dit project of mijn afdeling? Welke ondersteuning heb je nodig?Wat kunnen we van jouw als stakeholder verwachten?
  • Wat is jouw huidige kennis/begrip van ons project of afdeling? Welke informatie mis je?
  • Wat is de beste manier om richting jou en je team te communiceren over dit project?
  • Heb je aanvullende opmerkingen of suggesties voor ons project/afdeling?