Het klinkt als een utopie of misschien wel krankjorum. Achter de schermen is het voorbereiden en geven van trainingen voor een systeemimplementatie vaak een intensief en tijdrovend traject.
In samenwerking met specialisten worden uitgebreide sets trainingsmaterialen ontwikkeld, die tegen go-live gebruikt worden om grote groepen medewerkers te trainen. Urenlang te trainen, want de teller loopt vaak hard op. Een behoorlijke tijdsinvestering van medewerkers en een behoorlijke kostenpost! Helaas gaat in de tijdsperiode tussen training en het werkelijke gebruik veel kennis verloren, waardoor medewerkers alsnog aarzelend, twijfelend en zoekend van start gaan. Zonde! Kan dit niet anders?
Zeker! Door werkplekleren toe te passen. Vergelijk het met een medewerker die nieuw in dienst komt. Een starter moet in korte tijd een groot aantal nieuwe tools en systemen onder de knie krijgen, maar volgt hiervoor niet een even zo groot aantal (virtuele) klassikale trainingen. Nee! We vertrouwen op de zelfredzaamheid van deze medewerker. Voor de meeste systemen geldt, dat een medewerker zelf op zoek gaat naar materialen of support die hem helpen het in de vingers te krijgen. Deze Performance Support Tools bestaan bijvoorbeeld uit korte filmpjes, infographics, Quick Reference Cards, een ingebouwde helpfunctie, inloopuurtjes of een buddy of mentor. Hoe meer van deze tools we integreren in het systeem of de werkplek, hoe gemakkelijker ze gevonden worden.
Waarom lukt het bij projecten vaak niet om medewerkers op die manier te ontwikkelen?
Een aantal redenen. Binnen projecten ligt veel nadruk op risicomanagement en voortgangsbewaking. (Virtuele) klassikale trainingen ‘sluiten perfect aan’ bij die behoefte. Ze zijn tastbaar, aantallen zijn meetbaar en deelname is goed te volgen. Wat overigens niets zegt over de effectiviteit ervan. Een ander belangrijk aspect is de ervaring en (on)bekendheid met Performance Support Tools van de projectleiding en het management. Het vraagt om lef en vertrouwen om de vertrouwde (virtuele) klassikale trainingen los te laten en voor jouw project werkplekleren in te zetten.
Hoewel het best spannend is het bekende los te laten, geloven wij dat de nadelen niet opwegen tegen de voordelen. Mocht je nog niet overtuigd zijn, dan zetten wij de voordelen van Performance Support Tools voor projecten nog even voor je op een rijtje:
- Hoger leerrendement: Betere transfer van kennis naar werkvloer
- Betere vastlegging en borging: Focus op kwalitatief hoogwaardige leer-en hulpmiddelen;
- Tijdsbesparing voor medewerkers: Vraag gestuurd aanbod, inspelend op daadwerkelijke behoefte;
- Kostenbesparing: Het omvangrijke aantal trainingsuren is niet meer nodig;
- Flexibel: Niet afhankelijk van beschikbaarheid van specialisten of trainers;
- Efficiënt: Niet de logistieke rompslomp van trainingsschema’s, presentielijsten en bezemklasjes;
- Duurzaam: Ook in de toekomst weten medewerkers en starters waar ze terecht kunnen;
- Wendbaar: Toekomstige aanpassingen in systeem, worden gemakkelijk gedeeld.
Geloof je in enkel het gebruik van Performance Support Tools voor een succesvolle systeem go-live? Of vind jij het een utopie en ons misschien wel krankjorum ;)?
Marieke Poortland & Naomi van Loon
LearningXchange